Сайт Өрлеу

Использование современных информационных технологий в работе информационно-документационными ресурсами

Использование современных информационных технологий в работе информационно-документационными ресурсами

Жуменова Ш.А.,
Филиал АО «НЦПК «Өрлеу»
Институт повышения квалификации
педагогических работников
по Западно-Казахстанской области г.Уральск,
г.Уральск, Казахстан
bakkanat-07@mail.ru

 

  • Summary: The articleconsiders the  experience of applying information  technologies in the work with documentproviding.
  • Key words: automation of documentation support, office programs, document, information technology, brochure, scanned document.
  • Аңдатпа: Мақалада құжатпен қамту жұмыстарында ақпараттық технологияларды қолдану тәжірибесі сипатталады.
  • Тірек сөздер: Құжаттамалық қамтамасыз етуді автоматтандыру, офистік бағдарламалар, құжат, ақпараттық технологиялар, брошюра, сканерленген құжат.

Деятельность служб документационного обеспечения работы направлена на организационное и информационно-документационное обеспечение указанных процессов.
Функции документационного обеспечения управления формализованы и закреплены соответствующими нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности.
Автоматизация документационного обеспечения достигает следующие цели:

  1. В области работы с документами:
    • обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
    • создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
    • исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
  2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:
    • обеспечение контроля исполнения;
    • обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
    • обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
  3. В области организации доступа к информации:
    • обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов.[1]

Совершенствование системы документационного обеспечения на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации.
Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения на основе современных информационных технологий:

  1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы.
  2. Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов, модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации.

         Каждая организация проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В организациях образования эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.
В своей практике я использую офисные программы – Word, Excell, Power Point, программа для распознавания сканированных документов – Adobe fineReader, программы для облачного хранения файлов – Google Drive и т.д.
При помощи Microsoft Word можно показать, как создавать брошюры профессионального качества, а затем, если у вас есть хороший принтер, то вы сможете и правильно распечатать их самостоятельно.
Итак, единственной настоящей работой будет подготовка самого содержимого для документа. Ведь Word автоматически распечатает каждую страницу в надлежащем порядке и корректно поместит ее на листе при печати. Прежде чем вы погрузитесь в оформление брошюры, сначала необходимо задать разметку страницы. При переходе в режим брошюры Word по существу сжимает каждую из них так, как если бы она была сложена вдвое. Мы обсудим вопросы компоновки, когда дойдем до 3-го этапа, приведенного ниже.

  1. Откройте на ленте вкладку «Разметка страниц», перейдите в раздел «Параметры страниц» и в нижем правом углу нажмите на нужный значок;
  2. В диалоговом окне Параметры страницы щелкните на закладку Поля. В разделе «Несколько страниц» в ниспадающем меню выберите Брошюра. В разделе Число страниц в брошюре выберите все или укажите точное количество страниц, которое вы планируете для брошюры. В разделе Поля укажите размер Переплет для того, чтобы получить небольшой отступ. Переплет определяет расстояние между линией сгиба и границей текста.
  3. Теперь можно переходить к созданию содержимого для брошюры. При этом учитывайте, что при распечатывании оно будет выглядеть иначе, чем вы видите на мониторе. Страницы 1 и 4 будут напечатаны на одной стороне, а 2 и 3 распечатаются на противоположной стороне. Размер каждой страницы будет ужат до размера, равного половине стандартной страницы в альбомной ориентации.
  4. Когда вы будете готовы перейти к тому, чтобы распечатать брошюры, щелкните Файл и затем Печать. Далее в разделе Страницы выберите Параметры печати, настройте параметры, поддерживаемые вашим принтером. Если ваш принтер поддерживает автоматическую печать на обеих сторонах, то используйте одну из опций для Двусторонней печати – Переворачивать страницы относительно длинного края или Переворачивать страницы относительно короткого края. Однако если вашей модели принтера требуется ручная подача для печати на обеих сторонах, то выберите Печать вручную на обеих сторонах.

Также применяю в своей работе формат PDF. Формат PDF – это стандартный формат для электронных документов. PDF-файл сохраняет все шрифты, цвета и структуру исходного документа независимо от программного обеспечения и аппаратных средств. Таким образом, PDF документ будет всегда идентичен оригиналу – он будет выглядеть и печататься как оригинальный документ. PDF-файлы обеспечивают безопасность на уровне документа и могут быть защищены паролем. Изображения, водяные знаки, гиперссылки и комментарии могут быть добавлены в PDF документ. PDF-документы могут содержать интерактивные элементы управления. PDF-файлы сжаты, поэтому они загружаются значительно быстрее и требуют значительно меньше места для хранения. [3] PDF имеет неоспоримые преимущества.

  1. PDF-файлы машинно-независимы. Это означает, что файл может быть напечатан как на дешёвом струйном принтере, так и на дорогом фотонаборе; просмотрен при помощи мобильных устройств.
  2. PDF-файлы компактны. PDF поддерживает большое количество алгоритмических данных.
  3. PDF поддерживает безопасность. Создатель PDF-файла может задать несколько опций безопасности. Можно заблокировать файл так, что он может быть открыт только после ввода пароля. Также возможно запретить изменение файла и/или его печать.

Таким образом, термин «документационное обеспечение» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в организациях образования делопроизводства. [3] Литература

  1. Носевич, В.Л. Документационное обеспечение управления на заре нового века /В. Л. Носевич// Секретарь-референт. — 2002.
  2. http://cde.osu.ru/demoversion/course100/Doc/01/1_4.html
  3. http://www.sbmt.bsu.by/Data_RUS/ContBlocks/01453/4_Instrukcija_Rabota_s_PDF_formatom.pdf
  4. http://v-ofice.ru/word/sdelat-broshuru-word/

5 комментариве к “Использование современных информационных технологий в работе информационно-документационными ресурсами

  1. Аскербек

    Мақалада құжат айналымында қолданылатын ақпараттық технологиялардың тізбегі көрстеіліп, оларға функциялық сипаттамалары берілген. Жеке іс-тәжірибелеріңізден де мысалдар келтірілген. Сізге шығармашылық табыс тілеймін!

  2. Анаргуль

    Очень полезная статья. Ведь многие педагоги не умеют создавать брошюры. Прочитав вашу статью и выполняя пошаговый алгоритм, научатся создавать брошюры профессионального качества и смогут правильно распечатать их самостоятельно. Спасибо.

  3. Гулдана

    Қайырлы кеш!
    Әріптесіміз өз мақаласында қазіргі ақпараттық технологиялар базасында құжаттық қамтамасыз ету жүйесін жетілдірудің қажеттігіне тоқталады. Ақпараттық технологиялар базасында құжаттық қамтамасыз ету жүйесін жетілдірудің жолдарымен таныстырады.
    Әріптесіме шығармашылық табыстар тілейміз!

  4. Маншук

    В статье очень хорошо раскрыта выполнение делопроизводственных функций, так как современные компьютерные системы и технологии многофункциональны. Со страниц сайта читатели могут получить информацию по обучению создавать брошюры профессионального качества. Благодарю!

  5. Шолпан

    Құрметті әріптестер! Менің мақаламды оқып, қызығушылық танытып, пікір білдіргендеріңізге рахмет! Сіздерге шығармашылық табыс, жемісті еңбек тілеймін!